Lo que se debe y no se debe hacer en la automatización de tus cuentas por cobrar

La automatización de cuentas por cobrar es una solución clave para las empresas que buscan optimizar sus procesos financieros y mejorar su flujo de efectivo. Por eso, en este artículo, abordaremos las mejores prácticas para la automatización de cuentas por cobrar como, qué considerar al elegir un software, los grandes no-nos al configurar la automatización de cuentas por cobrar y cómo personalizar la comunicación y priorizar la experiencia del cliente.

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¿Cuáles son las mejores prácticas de automatización de cuentas por cobrar?

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• La primera mejor práctica es analizar tus cuentas por cobrar. Es importante que conozcas la situación actual de tu empresa en cuanto a cuentas por cobrar, incluyendo los montos pendientes y los plazos de pago. A partir de ahí, es posible seleccionar los KPI que influyen directamente en tu flujo de efectivo y monitorearlos de manera regular.

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• La centralización de datos es otro factor clave en la automatización de cuentas por cobrar. Es fundamental que cuentes con una “fuente de verdad”, que centralice los datos de todas las plataformas que utiliza tu empresa para la gestión de cuentas por cobrar. De esta manera, se evita la compartimentación de datos que puede dificultar el análisis y la toma de decisiones.

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• La integración de un software tecnológico es otra práctica importante. Al seleccionar una solución de cuentas por cobrar, es indispensable que te asegures de que se integre sin problemas con el resto de las plataformas que usa tu empresa. Puesto que, esto te permitirá tener un flujo de trabajo más eficiente y evitará la necesidad de alternar entre múltiples sistemas.

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• Finalmente, es fundamental que incorpores la automatización de cuentas por cobrar en tu flujo de trabajo. Ya que, al subutilizar un software de cuentas por cobrar, tu empresa perderá la oportunidad de optimizar sus procesos financieros. Por eso, es necesario aprovechar al máximo los procesos automatizados, porque te permitirá ahorrar tiempo y recursos.

¿Qué debes buscar cuando se trata de elegir un software de cuentas por cobrar?

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• La primera consideración es la facilidad de uso. Por lo que, al seleccionar un software de cuentas por cobrar, este debe contar con herramientas que sean intuitivas y fáciles de usar para todos los miembros del equipo, desde los departamentos financieros hasta los de atención al cliente.

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• La capacidad de personalización es otro factor importante. Es fundamental buscar una solución que pueda personalizarse para satisfacer las necesidades específicas de tu empresa. Esto permitirá la implementación de procesos únicos y personalizados.

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• También debes considerar si cuenta con la integración de otras plataformas. Es decir, al elegir un software de cuentas por cobrar, debes asegurarte de que se integre sin problemas a las plataformas que utiliza tu compañía. Puesto que, desarrollarás un flujo de trabajo más eficiente y evitarás la necesidad de alternar entre múltiples sistemas.

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• Finalmente, es conveniente buscar una solución que ofrezca soporte y actualizaciones regulares. Ya que, la tecnología está en constante evolución y debes asegurarte de que el software de cuentas por cobrar esté actualizado y respaldado por un equipo de soporte confiable.

¿Cuáles son los grandes no-nos al configurar la automatización de cuentas por cobrar?

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• El primer gran “no-nos” es mezclar y combinar diferentes soluciones de cuentas por cobrar. Esto puede dificultar la integración y la centralización de datos, lo que a su vez puede causar errores y retrasos durante la gestión.

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• Otro error común es conformarse con una visibilidad limitada. Es importante tener una vista completa de las cuentas por cobrar para poder tomar decisiones informadas y gestionar eficientemente el flujo de efectivo de tu empresa.

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• En lugar de subutilizar el software de cuentas por cobrar, debes aprovechar al máximo los procesos automatizados. Puesto que, esto te permitirá ahorrar tiempo, recursos y optimizar tus procesos financieros.

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• La compartimentación de datos es otro error muy frecuente en la automatización de cuentas por cobrar. Por eso, es fundamental tener una “fuente de verdad” que centralice los datos de todas las plataformas que emplea tu empresa para la gestión de cuentas por cobrar. Esto evitará la compartimentación de datos que puede dificultar el análisis y la toma de decisiones.

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1. Análisis de tus cuentas por cobrar

No: Conformarte con una visibilidad limitada de las cuentas por cobrar.

SÍ: Seleccionar los KPI que influyen directamente en tu flujo de efectivo.

En lugar de conformarte con una visibilidad limitada de las cuentas por cobrar, selecciona los KPI (Key Performance Indicators) que tienen una relación directa en el flujo de efectivo de la empresa. Esto permitirá una mejor toma de decisiones basada en datos precisos y relevantes.

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2. Centralización de tus datos

No: Compartimentar tus datos.

SÍ: Desarrollar una fuente de verdad.

En lugar de compartimentar los datos en diferentes sistemas y plataformas, es fundamental que tengas una fuente de verdad centralizada para evitar confusiones y errores al acceder a la información. Además, la centralización de datos también permite una mayor eficiencia en la automatización de procesos.

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3. Integración en tu software tecnológico

No: Seleccionar una solución que no encaje.

SÍ: Trabajar en un ecosistema abierto.

En lugar de elegir una solución que no encaje en el software tecnológico existente, trabaja en un ecosistema abierto que permita la integración con diferentes sistemas y aplicaciones. Puesto que, esto evitará la necesidad de cambiar constantemente de herramientas y permitirá una mayor flexibilidad en la elección de soluciones de cuentas por cobrar.

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4. Incorporación de la seguridad de cuentas por cobrar en tu flujo de trabajo

No: Subutilizar tu software de cuentas por cobrar.

Sí: Aprovechar al máximo tus procesos automatizados.

En lugar de subutilizar el software de cuentas por cobrar, es importante aprovechar al máximo los procesos automatizados y las funciones ofrecidas por la solución que escogiste. Esto permitirá una mayor eficiencia y ahorro de tiempo en la gestión, además de reducir los errores humanos.

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5. Personalizando tu Comunicación

No: Descartar toda la interacción humana.

Sí: Incluir toques personalizados.

En lugar de borrar toda la interacción humana, incluye toques personalizados en la comunicación con los clientes. Esto te permitirá establecer una relación más cercana con los clientes y fomentar la fidelización, además de mejorar la imagen de la empresa.

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6. Priorizando la Experiencia del Cliente

No: Dejar la experiencia del cliente para el final.

Sí: Haz de tus clientes una prioridad.

En lugar de dejar la experiencia del cliente para el final, es fundamental hacer de los clientes una prioridad en la automatización de cuentas por cobrar. Puesto que, podrás generar una mayor satisfacción en el cliente y una mejor reputación de la empresa. De hecho, reducirás los problemas de impago.

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7. Planificación para tu crecimiento

No: Buscar una pareja perfecta.

Sí: Pensar a largo plazo.

En lugar de buscar una pareja perfecta en la elección de una solución de cuentas por cobrar, es importante pensar a largo plazo y planificar para el crecimiento futuro de la empresa. Ya que, tendrás mayor adaptabilidad y flexibilidad, además de reducir los costos de cambio de soluciones.

Conclusión

Al elegir una solución de automatización de cuentas por cobrar, es necesario que realices una evaluación de las mejores prácticas, selecciones los KPI que influyen directamente en el flujo de efectivo, tengas una fuente de verdad para centralizar los datos, trabajes en un ecosistema abierto, aproveches al máximo los procesos automatizados, personalices la comunicación, priorices la experiencia del cliente y pienses en el crecimiento a largo plazo. Te aseguramos que siguiendo cada una de estas prácticas, podrás optimizar tus finanzas y mejorar tu flujo de efectivo.